5 poduzetnika za koje niste znali da surađuju s virtualnim asistentima

Zahvaljujemo Sanji Veletanlić, voditeljici Go2human Hub-a što je napisala blog za Poduzetnički centar Ragan na temu virtualnih asistenata i njihovog značaja u poduzetničkom okruženju. Virtualni asistenti su vanjski suradnici koji za vas obavljaju razne zadatke iz područja administracije, operative i organizacije, a sve putem interneta i računala.

Virtualni asistenti nisu novost na stranom, a više ni na domaćem tržištu. To su ljudi, mali poduzetnici, koji za druge poduzetnike odrađuju razne administrativne i operativne zadatke. Kad vam treba netko da se pobrine o putnim nalozima, pošalje ponude, ispuni Excel izvještaje ili zakaže sastanke, a toga svega nema dovoljno da zaposlite novog radnika, onda angažirate vanjskog suradnika – virtualnog asistenta.

Oni rade samostalno, imaju svoju firmu ili uslužni obrt, svoje računalo i drugu opremu za rad i najčešće rade od doma. Jedan virtualni asistent u pravilu surađuje s više klijenata, pa ih zato možete angažirati i na svega nekoliko sati mjesečno, onoliko koliko vam treba, a možete surađivati i s više različitih virtualnih asistenata istovremeno.

Kad sami ne stižete ili nemate volje za popratne zadatke bez kojih vaše poslovanje ne može funkcionirati, a ti zadaci se mogu odraditi udaljeno putem interneta i računala, onda postoji dobra mogućnost da te zadatke možete delegirati virtualnim asistentima.

Marketingaši i konzultanti prvi angažirali virtualne asistente

U Hrvatskoj su prednosti angažiranja virtualnih asistenata prve prepoznale marketinške tvrtke. Trebala im je pomoć pri obavljanju svakodnevnih marketinških zadataka, nisu sve stizali sami, a nije tog posla bilo dovoljno za otvaranje novih radnih mjesta. Taj međuprostor između “ne stižemo sve sami” i “nemamo dovoljno posla za novog radnika” su savršeno popunili virtualni asistenti.

Zato je pomoć u produkciji i prenamjeni pisanog i video sadržaja za društvene mreže i web postala jedna od najtraženijih usluga virtualnih asistenata.

Konzultantima je pak bila potrebna pomoć i oko organizacije sastanaka, razne papirologije i komunikacije s klijentima, pa su taj dio posla rado delegirali virtualnim asistentima, a sebi oslobodili vrijeme za svoj core business – consulting.

Marketingaši i konzultanti jesu među prvima krenuli u suradnje s virtualnim asistentima, no oni nisu jedini. U nastavku donosimo još pet primjera poduzetnika za koje možda niste znali da mogu surađivati s virtualnim asistentima.

Pet primjera suradnji s virtualnim asistentima

#1 – Umjetnica kojoj je administracija preapstraktna

Stvoriti nešto posebno što će druge taknuti u žicu njoj kao umjetnici često pođe od ruke, no kad treba ispuniti neki obrazac dlanovi joj se brzo počnu znojiti. Koji točno obrazac uopće mora ispuniti, kako, što upisati ovdje, gdje ga mora predati, mora li ga potpisati, do kada? Jedan običan obrazac koji je nekome pet minuta posla njoj je zadavao muke danima. I nikad nije bila sigurna je li to napravila dobro.

Zato je angažirala virtualnog asistenta da joj pomogne oko obrazaca i pripreme za računovodstvo. Kasnije, kad su se uhodali i bolje upoznali, istom asistentu je delegirala i zakazivanje objava na društvenim mrežama. Nismo svi za sve, a srećom ni ne moramo biti.

#2 – CTO koji je imao bug u organizaciji

CTO brzorastućeg startupa je imao tim developera, product managera i drugih stručnjaka koji su bugove u aplikaciji uspješno rješavali, no kad je trebalo organizirati ili odraditi nešto što s kodom veze nema, nastali bi problemi. Od izrade prezentacija za management, organizacije onboardinga novih kolega, do traženja novog termina za sastanak cijelog tima, nitko iz cijelog tima se takvih operativnih zadataka nije rado hvatao, a sam CTO za njih nije imao vremena.

Zato su angažirali virtualnog asistenta koji je bio na raspolaganju cijelom tech timu, za pomoć oko svih njihovih no-code zadataka. Developeri su bili jako sretni kad im je operativa i administracija skinuta s leđa, a management je isto bio sretan jer su osim dobrog koda riješeni i drugi operativni zadaci bez kojih ne ide.

#3 – Psihoterapeutkinja kojoj je vlastiti raspored izjedao dušu

Potreba za psihoterapeutima je iz dana u dan sve veća, njihov raspored sve zatrpaniji, a na termine se nekad čeka i po nekoliko mjeseci. To je poznato i psihoterapeutkinji koja je u tom svom natrpanom rasporedu morala pronaći i vrijeme za slaganje samog rasporeda, na dogovaranje termina, prebacivanje, otkazivanje. Iscrpljivalo ju je to, sve dok taj dio posla nije delegirala virtualnim asistentima. Na njeno iznenađenje, ne samo što je odahnula jer više sama nije morala brinuti o tome, već su asistenti uspjeli posložiti termine tako da su skratili vrijeme čekanja na novi termin.

Asistenti su se tom dijelu posla mogli više posvetiti od nje same, to im je bio glavni fokus, a na kraju su profitirali svi, uključujući i pacijente koji na novi termin sada manje čekaju.

#4 – Vlasnik turističkog broda koji se utapao u rezervacijama

On voli more, voli svoj brod i voli goste koji dolaze ploviti s njim. Ono što voli malo manje i što nikako ne stiže je odgovarati na upite, upisivati goste u e-Crew ****sustav, pretraživati razne dodatne informacije za goste putem interneta, raditi analize i zapravo bilo što zbog čega mora sjesti za računalo.

Virtualni asistenti mu zato pomažu oko svih tih popratnih zadataka koji se mogu obaviti udaljeno. Svi gosti su na vrijeme upisani, imaju sve informacije i prije no što su ih zatražili, i more je sada mirno.

#5 – Kuhar kojem je prekipjelo kad je morao prevoditi recepte

U velikoj kuhinji vrhunskog restorana je jednog dana bilo sve više kolega koji nisu znali hrvatski jezik. Bili su to dobri kuhari, no da bi znali točno u gram slijediti recepte tog restorana, netko je to trebao prevesti na engleski kojim su se služili. Taj zadatak je prvo dopao kuhara starosjedioca, no njemu je prekipjelo jer nije za prepisivanje i prevođenje imao ni vremena ni volje. No, snašli su se: mobitelom je poslikao sve stranice bilježnice s receptima i poslao je te slike virtualnom asistentu.

Virtualni asistent je pomoću digitalnih alata slike pretvorio u tekst, ispravio greške gdje je trebalo i tako digitalizirao recepte. Napravio je prijevod svih recepata na engleski i organizirao ih u digitalnu zbirku recepata sortirano po vrstama jela koja se lako mogla pretraživati. Isprintana verzija je završila u kuhinji,

Potraga za virtualnim asistentom po svojoj mjeri

Ne rade svi virtualni asistenti sve ranije navedene zadatke. Većina ih se specijalizirala za određenu vrstu zadataka ili za pojedinu nišu. Neki se primarno bave prenamjenom sadržaja za društvene mreže, drugi su najsretniji kad su zakopani u brojeve i izvještaje, treći su shvatili da najbolje surađuju kao desna ruka u turizmu, četvrti se fokusiraju na nešto peto.

Osim samih vještina i znanja kojima barataju, postoje razlike i u stilovima komunikacije, pa je bitno pronaći suradnika s kojim se dobro razumijete.

Većina virtualnih asistenata je svoje usluge ponudila putem vlastitih web stranica i Google je vaš prijatelj ako krećete u tu avanturu. Osim na webu, možete ih pronaći i na raznim platformama poput Upworka, ili na LinkedInu gdje nerijetko pišu o tome što rade.

Ako nemate vremena ni volje sami tražiti virtualnog asistenta, postoji virtualni asistent i za to. U Go2human Hubu se bavimo spajanjem poduzetnika i virtualnih asistenata i pomažemo vam izgraditi dobar i pouzdan poslovni odnos.

Sanja Veletanlić, voditeljica Go2human Hub